TUGAS
Administrasi Perkantoran
OLEH
Antonius
Richardo Ratu da Costa
2013210018
PROGAM
STUDI ILMU ADMINISTRASI NEGARA
FAKULTAS
ILMU-ILMU SOSIAL POLITIK
UNIVERSITAS
TRIBHUWANA TUNGGADEWI
MALANG
2013
Kepemimpinan yang Efisien dan Efektif
Sebagai
seorang pemimpin dalam menjalankan aktivitas kepemimpinannya, seorang pemimpin
dituntut aktif dan proaktif dalam mencari solusi dari setiap permasalahan
dan tantangan yang dihadapi organisasinya dan harus mampu memiliki ketrampilan
untuk mempengaruhi atau menggerakan perilaku orang lain agar mampu bekerja
secara efektif dan efisien sehingga tujuan yang diinginkan suatu organisasi akan
terwujud sebagaimana mestinya. Seorang pemimpin juga harus melayani secara
intensif dan sesering mungkin melakukan pendekatan, berbaur, memperhatikan
selalu terhadap bawahannya dan bukan
untuk dilayani,
Selain itu pemimpin patutnya harus bertindak secara responsif dan professional
dalam menjalankan sebuah kepemimpinan yang efisien dan efektif didalam sebuah
organisasi sehingga, ketika mengambil sebuah keputusan seorang pemimpin
tersebut mampu melakukannya dengan tepat, cepat, hemat, dan selamat tanpa ada
masalah dan hambatan-hambatan yang terjadi. Dengan demikian, hasilnya akan memuaskan, mensejahterahkan dan mencapai
sasaran tujuan lembaga atau organisasi tersebut.
Bagaimana mempersiapkan dan
melaksanakannya dengan efisien atas
konsep yang diberikan ?
v Pemimpin
Pemimpin adalah seseorang yang
mampu memberdayakan orang lain dan sumberdaya lain dalam organisasi yang
dipimpinnya untuk mencapai sasaran organisasi. Dengan demikian, pemimpin adalah
seorang yang memiliki ketrampilan untuk mempengaruhi atau menggerakkan perilaku
orang lain agar mampu bekerja secara efektif dan efisien dalam mencapai tujuan
organisasi.
v Kepemimpinan
Kepemimpinan dianggap sebagai perpaduan berbagai prilaku
yang dimiliki seseorang sehingga orang tersebut memiliki kemampuan untuk
mendorong bersedia dan dapat menyelesaikan tugas-tugas tertentu yang
dipercayakan kepadanya. Jadi kepemimpinan adalah hubungan yang tercipta dari
adanya pengaruh yang dimiliki seseorang terhadap orang-orang lain, sehingga
orang lain secara sukarela mau dan bersedia bekerjasama untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan sebelumnya.
v Efisiensi
Efisiensi adalah perbandingan terbaik antara suatu kegiatan
dengan hasilnya. Menurut definisi ini, efisiensi terdiri atas 2 unsur yaitu
kegiatan dan hasil dari kegiatan tersebut. Kedua unsur ini masing-masing dapat
dijadikan pangkal untuk mengembangkan Efisiensi merupakan suatu ukuran
keberhasilan yang dinilai dari segi besarnya sumber/biaya untuk mencapai hasil
dari kegiatan yang dijalankan.
v Kepemimpinan yang efisiensi
Pemimpin suatu organisasi mempunyai
tanggungjawab untuk melaksanakan tugas kepemimpinan dan mencapai sasaran atau
tujuan organisasional. Kepemimpinan yang efisien berkenaan dengan pelaksanaan tugas
kepemimpinan dan dampaknya pada sasaran atau tujuan organisasional.
Kepemimpinan yang efisien berarti pemimpin menunjukkan kemampuannya dalam melaksanakan tugas-tugas
kepemimpinan sehingga orang-orang (pengikutnya) mau melaksanakan pekerjaan yang mempunyai dampak baik pada sasaran dan
tujuan organisasi.
Hal-hal yang harus dilakukan dan dimiliki oleh seorang
pemimpin dalam kepemimpinan yang efisien,
adalah :
1. KNOWLEDGE/PENGETAHUAN
Seorang pemimpin harus memiliki
pengetahuan yang baik tentang kepemimpinan dan ilmu tentang ruang lingkup kerja
profesinya yang terdiri dari pengetahuan kognitif maupun skill/keterampilan untuk
berpikir kritis dalam mengambil sebuah keputusan.
Oleh karena itu untuk menjadi seorang
pemimpin yang efisien yang mampu mengambil keputusan yang tepat dalam suatu
situasi tertentu maka harus memiliki pengetahuan tentang :
a. Leadirship/kepemimpinan
Seorang pemimpin harus mengetahui
tentang konsep kebutuhan dasar manusia, teori motivasi, teori bekerja dalam
kelompok dan ilmu perilaku. Seorang pemimpin juga harus mengetahui gaya-gaya
kepemimpinan yang sesuai untuk situasi-situasi tertentu sehingga dapat mengambil
sikap yang tepat dalam situasi tertentu. Leader juga harus memiliki visi yang
jelas dan harus mensosialissikan dan mengkomunikasikan visi tersebut kepada
bawahan sehingga bawahan bekerja bukan karena terpaksa tapi karena mereka juga
menginginkan hal tersebut.
b. Pengetahuan tentang lingkup profesi
Seorang pemimpin harus memiliki
pengetahuan yang baik tentang lingkup kerja profesinya baik pengetahuan
kognitif maupun skill atau keterampilan sehingga dia bisa menjadi role model
dan panutan bagi bawahan, dapat menambah dan memberikan energi positif pada
bawahan dalam melaksanakan tugas.
c. Critical thinking/berpikir kritis
Seorang pemimpin harus mempunyai
kemampuan berpikir kritis dalam hal pengambilan keputusan yang tepat untuk
kepentingan klien maupun dalam memberikan arahan kepada bawahan. Hasil dari
berpikir kritis akan ditemukan metoda baru yang lebih efekif sehingga bawahan
bekerja bukan hanya sekedar melakukan hal yang telah menjadi rutinitas tapi
bisa mencoba hal baru yang lebih positif.
2. SELF AWARENESS/KESADARAN DIRI
Pemimpin yang baik harus mengenal
dirinya dengan baik, diawali dengan mengevaluasi kekurangan dan kelebihan yang
dimiliki sehingga kekurangan tersebut dapat ditingkatkan. Dengan kesadaran diri yang baik kita akan menyadari
bahwa tak ada manusia yang sempurna, setiap orang berhak untuk mengalami dan
mengekspresikan rasa senang, sedih, kecewa, bahagia, cemas dn sebagainya.
Seorang pemimpin yang baik harus bisa mengenali tanda-tanda ini pada bawahannya
dan selalu berusaha belajar cara mengahadapi kondisi yang ada dengan cara yang
baik.
3. KOMUNIKASI
Komunikasi adalah jantungnya
kepemimpinan. Seorang pemimpin harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik
terhadap teman maupun bawahan karena komunikasi yang baik adalah merupakan satu
strategi dalam mempengaruhi orang lain.
Teknik komunikasi yang harus dimilki diantaranya :
a. Mendengar aktif (active listening)
Pemimpin yang baik akan memahami bahwa
mendengarkan bawahan akan membuat mereka merasa dihargai dan merupakan sarana
untuk mendapatkan feed back dari mereka.
b. Menyusun arah/arus informasi
Pemimpin harus membentuk alur
komunikasi yang efektif sehingga dapat menghindari terjadinya miskomunikasi
yang baik antara leader dengan bawahan, bawahan dengan rekan kerja maupun
dengan klien.
c. Asertif
Pemimpin yang baik harus mempunyai
sifat asertif terhadap bawahan. Leader harus menyediakan waktu untuk menerima
masukan baik dari pasien maupun dari bawahan dan begitu pula sebaliknya.
Masukan disampaikan dengan cara yang membangun, jelas, konstruktif dan tidak
menyakiti.
d. Saling memberi umpan balik
Anggota tim atau bawahan membutuhkan
evaluasi atau feedback seperti halnya pemimpin. Feedback berfungsi untuk
meningkatkan self awareness/kesadaran diri mencegah asumsi negatif terhadap
perilaku seseorang dan untuk menjadi petunjuk dan motivasi dalam proses
perubahan kearah yang lebih baik.
e. Linking dan
networking
Seorang pemimpin harus memiliki jalur
dan akses yang jelas dan mudah baik dalam memperoleh informasi terbaru maupun
dalam melakukan komunikasi dengan profesi atau instansi lain yang dapat
dijadikan tim dalam bekerjasama dalam menyelesikan suatu masalah yang ada.
f. Mengkomunikasikan visi
Seorang pemimpin harus mempunyai visi
yang jelas dan harus mengkomnikasikan dengan baik kepada bawahannya. Kemampuan
mengkomunikasikan visi dengan baik akan dapat membangun motivasi, kerjasama dan
memberikan energi yang baik bagi bawahan dalam bekerja ntuk mencapai tujuan.
4. ENERGI
Seorang pemimpin harus terus menerus
tampil dengan energi yang baik dalam penampilan dan pekerjaannya. Pemimpin yang
selalu terlihat semangat dalam penampilan dan bekerja akan memotivasi bawahan
untuk meningkatkan motivasi dan produktivitas kerjanya. Energi yang dimiliki
seorang pemimpin akan mempengaruhi respon bawahan terhadap dirinya maupun terhadap
pekerjaan yang dilakukan.
5. GOALS/TUJUAN
Tujuan adalah apa yang akan
diralisasikan atau arah yang akan dicapai, alasan seseorang dan merupakan
motivasi untuk berbuat sesuatu/ melakukan pekejaan tertentu. Seorang pemimpin
harus mempunyai tujuan yang jelas yang meliputi Apa, Siapa, Kenapa dan
Bagaimana. Tujuan ini kemudian harus dikomunikasikan dengan bawahan agar mereka
bisa menerima, memahami dan menyetujui tujuan tersebut sehingga dapat
didiskusikan bersama cara pencapaiannya.
6. ACTION/TINDAKAN
Seorang pemimpin yang baik adalah
pandai dalam mengambil keputusan yang tepat dan berorientasi pada
tindakan/action. Untuk dapat mengambil keputusan dan bertindak dengan baik maka
seorang pemimpin harus memiliki pengetahuan, kesadaran diri, kemampuan
berkomunikasi dengan baik, energi, dan tujuan yang jelas. Seorang pemimpin
harus menjadi role model yang baik dalam cara kepemimpinannya, dalam
pelaksanaan tugas maupun dalam membangun kerja sama dan bekerja sama dengan
orang lain termasuk dengan bawahannya.
Dalam
menjalankan kepemimpinan seorang pemimpin harus memahami dan menerapkan
asas-asas dalam pekerjaan tersebut untuk mencapai suatu tujuan yang diharapkan,
diantaranya :
1.
Asas
perencanaan
Segala
sesuatu kegiatan harus punya perencanaan, agar dijalankan dengan benar, tepat, dapat
dikontrol dan juga dapatdievaluasi, sehingga dapat diperoleh hasil yang
maksimal (sebesar-besarnya).
2.
Asas
penyederhanaan
Penyederhanaan dilakukan
dengan tujuan supaya suatu pekerjaan menjadi lebih mudah atau lebih ringan
untuk dikerjakan.
3.
Asas
penghematan
Pemakaian biaya, bahan,
benda, sedapat mungkin diusahakan tidak berlebihan, cukup sesuai dengan yang
dituntut atau dibutuhkan.
4.
Asas
penghapusan
Menghapus
atau meniadakan sesuatu kegiatan yang dianggap kurang perlu, sudah tentu yang
tidak punya dengan hasil yang hendak dicapai.
5.
Asas
penggabungan
Menggabungkan
atau menyatukan beberapa kegiatan yang memiliki
persamaan dalam kemungkinan bisa dikerjakan sekaligusatau bersamaan
sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga kerja.
